Każde biuro musi posiadać dokumenty. Musi je w jakiś sposób przechowywać, archiwizować, zabezpieczać i magazynować, trzymać porządek i ład, by można było w każdej chwili znaleźć to, co nas interesuje lub jest potrzebne do dalszej pracy.

Technologia i informatyzacja życia, także biurowego, zdecydowanie ograniczyła konieczność drukowania i archiwizowania dokumentów w formie papierowej. Obecnie, w miarę możliwości, można dokumenty tworzyć i przetrzymywać na serwerach lub w chmurze. Jednak niektóre dokumenty muszą zostać wydrukowane i składowane, niezbędne są podpisy papierów, pieczątki, czasami po prostu łatwiej pracuje się na papierowej wersji dokumentu niż na jego cyfrowym odpowiedniku. Formy analogowe przechowujemy w segregatorach (zobacz modele), które, wbrew pozorom, trzeba odpowiednio przechowywać.

Segregator sam w sobie nie jest ciężką rzeczą. Jeśli jednak wypełnimy go papierami, potrafi ważyć kilka kilogramów. W warunkach biurowych każdy centymetr kwadratowy jest ważny, składujemy więc segregatory na wysokich półkach i szafkach. Jeśli nie zadbamy o bezpieczeństwo, taki segregator spadając komuś na głowę lub stopę może zrobić spory kłopot dla poszkodowanego. Zdarzają się rozcięcia a nawet złamania.